Onboarding to słowo określające proces wdrożenia pracownika do firmy. W ustach większości osób odpowiedzialnych za zatrudnianie i rozwój pracowników pojawia się stwierdzenie, że „to kluczowa sprawa dla pracownika i firmy”. Jak deklaracje mają się do rzeczywistości? Niestety historie z rynku pracy pokazują, że bardzo często to proces niedoceniany, a nawet pomijany.
Już niemal 20 lat współpracuję z pracownikami i pracodawcami branż meblarskiej, automatyki przemysłowej, budowlanej, firmami rodzinnymi, prowadząc dla nich szkolenia kompetencji menedżerskich i sprzedażowych. Niemal na każdym spotkaniu pojawiał się temat wdrożenia nowych pracowników do firmy - tu trwał zbyt długo, tam wszystkim puściły ostatecznie nerwy, a w jeszcze innym miejscu zupełnie nie był realizowany.
By wiedzieć jak uniknąć błędów, warto najpierw zdać sobie sprawę, że je popełniamy. Poniżej lista 10 najczęstszych problemów onboardingu - sprawdź, czy któryś z nich nie brzmi znajomo.
By wiedzieć jak uniknąć błędów, warto najpierw zdać sobie sprawę, że je popełniamy. Poniżej lista 10 najczęstszych problemów onboardingu - sprawdź, czy któryś z nich nie brzmi znajomo.
1. Gra pozorów
W wielu firmach onboarding to iluzja i marketingowy chwyt, mający na celu przyciągnięcie kandydatów do pracy. W praktyce działanie wdrożeniowe kończy się w dziale kadr, na etapie przyjęcia do pracy i skierowania na właściwe stanowisko. Po prostu - przychodzisz do pracy i jesteś! To klasyczny przykład „rzucenia na głęboką wodę”. Częstym wytłumaczeniem pracodawców jest brak czasu.
2. Wystarczy znać procedury
To sytuacja, gdy firma skupia się na procedurach kadrowych, bez wdrożenia w organizm społeczny firmy. Wówczas zamiast poznawać zespół, zwyczaje w firmie, itp. nowy pracownik zostaje zasypany dokumentami. Całe"wdrożenie" kończy się na poprawnym wypełnieniu dokumentów, przejściu badań lekarskich, odbiorze narzędzi do pracy. Całkowicie pomija się aspekty psychospołeczne.
3. Nikt się na tym nie zna
W firmach brakuje osoby odpowiedzialnej za wdrażanie nowych pracowników. Nawet jeśli teoretycznie takie procedury istnieją, mają nawet wydzielony segregator, to często nie działają w rzeczywistości. Dlaczego? Właśnie z powodu braku przydzielenia zadań onboardingowych dedykowanej, kompetentnej w tym obszarze osobie.
4. "Drugi raz nie będę powtarzać!"
Brak umiejętności wdrożeniowych bezpośrednich przełożonych nowych pracowników to również częsta bolączka firm. To sytuacja, gdy pracownik formalnie został wyznaczony do prowadzenia procesów wdrożeniowych, jednak nie ma pożądanych w tym zakresie koniecznych kompetencji - np. umiejętności pedagogicznych. Wówczas zarówno nowy, jak i "stary" pracownik odczuwają frustrację we współpracy.
5. Brak podziału zadań i inne obawy
Gdy w organizacji, niczym w sprawnym zjeździe slalomem ominiemy powyższe problemy, często możemy obić się o inne wyzwanie - motywację wyznaczonej do prowadzenia działań wdrożeniowych osoby do zaangażowania w te działania. Najczęściej przyczyną problemu jest brak czasu. Jeśli pracownik ma za dużo innych przydzielonych zadań, może obawiać się konsekwencji wynikających z niewypełnienia głównych obowiązków. Poza tym, może oczekiwać dodatkowego wynagrodzenia za poświęcenie dodatkowego czasu na efektywne wdrożenie nowej osoby. Trzeba też pamiętać o obawach pracownika wynikających z konieczności współpracy z coraz młodszymi pracownikami.
6. To zupełnie niepotrzebne
Wyraźnie też widać, że niektórzy pracodawcy po prostu nie doceniają onboardingu. Szkoda im czasu, uważają cały proces za "wymysły", bo przecież "kiedyś tego nie było". Takie podejście może wynikać np. z braku świadomości kosztów nadmiernej rotacji pracowników, lub obawy o nadmierne wykorzystywanie czasu na działania wdrożeniowe - kosztem realizacji bieżących celów firmy.
7. To tylko zmiana stanowiska
Sytuacja onboardingu najczęściej kojarzona jest z przyjęciem nowego pracownika do firmy. Nad wyraz często zaniedbuje się etap wdrożenia doświadczonych pracowników firmy, którzy objęli nowe stanowisko w wyniku np. awansu wewnętrznego.
8. Owocowy wtorek i gwiazdki z nieba
W sytuacji niedoboru pracowników ważną rolę odgrywa tzw. marketing rekrutacyjny, którego zadaniem jest przyciągniecie jak największej liczby kandydatów do pracy. Kiedy jednak obietnice przekazane na etapie pozyskiwania pracownika, związane chociażby z pakietem wdrożeniowym, gwarancją opieki nad nowym pracownikiem, nie spełniają się w rzeczywistości, kwestią czasu będzie rozczarowanie nowego pracownika wraz z konsekwencjami- frustracją, czy odejściem z firmy.
9. Obietnice vs. rzeczywistość
Sytuacja niespełnienia konkretnych oczekiwań i nieadekwatność zadań i zarobków w konfrontacji z obietnicami powoduje oczywistą frustrację i złość nowego pracownika. Z moich doświadczeń rekrutacyjnych wynika, że to jeden z najczęstszych powodów utraty zaufania do pracodawcy, menedżera, przełożonego („co innego mówili w trakcie rozmowy”, „umawialiśmy się na inne kryteria prowizji w okresie wdrożenia, potem zmienili ustalenia i straciłem na tym finansowo”). Jeśli pracownik czuje się oszukany - odejdzie.
10. Wielka pustka po okresie próbnym
Innym zagrożeniem dla skuteczności procesów onboardingowych jest brak jasnych kryteriów oceny pracownika po upływie okresu próbnego. Często brakuje jakichkolwiek sformalizowanych procedur lub można zaobserwować ich wycinkowe stosowanie - na zasadzie „wdrażamy tak, na ile nam czas pozwala”. Co ważne, chodzi o ocenę postępów zarówno nowego pracownika, jak również zebranie informacji od pracownika, w jakie sposób on ocenia cały proces wdrożenia.
Na zakończenie
Wspomniane powyżej punkty nie wyczerpują katalogu problemów, ale są jednymi z częściej spotykanych. Jak można w takim razie zakończyć w nieco bardziej optymistyczny sposób ten tekst? Czy wobec powyższych jest jakaś uniwersalna rada? Najkrócej - wdrażaj tak, jak sam chciałbyś być wdrożony. Życzę powodzenia!
