Szef w roli trenera personalnego? Co najbardziej doskwiera pracownikom w czasie home office? Praca zdalna to sprawdzian zarówno dla pracowników, jak i ich przełożonych. W tym czasie możemy dowiedzieć się czegoś więcej o sobie. Zdobyta teraz wiedza wpłynie później na wzajemne relacje, gdy z powrotem usiądziemy przy naszych firmowych biurkach.
1. Postaw na harmonogram
Jak tłumaczy Beata Adamczyk-Nowak, psycholog, wykładowca Wyższej Szkoły Bankowej w Chorzowie, podstawowym błędem jest brak harmonogramu działania zespołu. To one pełnią funkcję nie tylko dyscyplinującą, ale i wyzwalają motywację do pracy.
- Błędy pojawiają się na dwóch biegunach. Z jednej strony pozostawienie pracowników samym sobie, z drugiej strony nadmierna kontrola i brak zaufania. Słyszałam o sytuacjach, w których przełożony dzwoni do pracownika co dwie godziny z pytaniem: „co teraz robi”? Widziałam raporty, w których pracownik spisywał swoje zadania z każdej godziny pracy – mówi Beata Adamczyk-Nowak.
2. Szef jako trener personalny
Podstawowe zasady, którymi powinien kierować się menedżer to „bądź w kontakcie” oraz „ufaj i monitoruj”.
- Szef powinien stać się trenerem personalnym dla pracowników. Ustawia plany biorąc pod uwagę cele do zrealizowania, nie pomijając jego potrzeb i zasobów. Są pracownicy, którzy nie potrzebują wskazówek, ale oni też potrzebują uwagi – tłumaczy ekspert WSB. -Dlatego polecam korzystać z modelu przywództwa sytuacyjnego Blancharda, który pokazuje jaki styl zarządzania stosować w zależności od poziomu zaangażowania i kompetencji pracownika. Dzięki niemu łatwiej będzie zdiagnozować potrzeby pracowników i wybór adekwatnych reakcji. Musimy być też dostępni pod telefonem, służbowym komunikatorem czy mailem – dodaje Beata Adamczyk-Nowak.
Ważne są spotkania. -Jeśli do tej pory zespół naradzał się raz w tygodniu to sugeruję przemyśleć zmianę tego trybu na codzienny. Pracownicy potrzebują spotkań, by zaspokoić potrzebę więzi i wzmocnić ducha współpracy. Niech poczują, że wszyscy „jedziemy na jednym wózku” i damy radę razem przetrwać to wyzwanie – dodaje psycholog.
3. Zadbajmy o precyzyjny przekaz
Dobrą praktyką jest przekazanie zadania w formie pisemnej oraz omówienie go z pracownikiem. Zmniejszy to liczbę błędów i poziom frustracji po obu stronach.
- Zadbajmy o precyzyjne przekazywanie zadań. Pamiętajmy o wskazówkach, ustaleniu terminów, sposobu komunikowania się w trakcie realizacji zadania. Niech to będzie komunikacja dwustronna. Monitorujmy zadania także w trakcie spotkań online. Możemy wprowadzić zasady, według których każdy członek zespołu zabiera głos na spotkaniu – tłumaczy Beata Adamczyk-Nowak.
Dobrą praktyką codziennych spotkań jest odniesienie się do trzech obszarów: Co robiłeś wczoraj? Co zrobisz dzisiaj? Jakie masz przeszkody w realizacji zadań i jakiej pomocy potrzebujesz? Taki kontakt ze współpracownikami pozwala na utrzymanie relacji w zespole. Daje możliwość wsparcia, zarażania się energią i wzmocnienia współodpowiedzialności za realizację celów.
4. Ustal kanały komunikacji
Powinniśmy zdecydować z ilu i z jakich kanałów komunikacyjnych będziemy korzystać w czasie pracy zdalnej oraz do jakich celów mają nam służyć. Brak taki ustaleń może spowodować, że informacje będą spływać z różnych miejsc i trudno będzie nad tym zapanować.
- W komunikacji wewnętrznej powinniśmy ograniczyć przepływ maili. Komunikację dotyczącą zadań powinniśmy przenieść do kanału, w którym możemy zarządzać zadaniami. Jeśli do tej pory zadania były zlecane osobiście to mamy najlepszy moment, by zoptymalizować delegowanie i monitorowanie zadań. Na rynku jest wiele dostępnych aplikacji do zarządzania zadaniami, wiele z nich darmowych (np. Trello, Nozby, Keep). Trello idealnie nadaje się do pracy projektowej. Można w nim również ułożyć tygodniowy plan dla każdego pracownika – tłumaczy ekspert.
Do szybkich konsultacji wykorzystujmy telefon lub komunikatory. Jest też sporo narzędzi do spotkań online: Zoom, Google Meets, Skype. Każde z nich świetnie sprawdzi się zarówno do poprowadzenia krótkiego spotkania zespołowego, spotkania 1 na 1 czy nawet szkolenia.
5. Kontroluj zadania, a nie ludzi
Zarządzanie zadaniami przez aplikacje załatwia nam dwie ważne kwestie: narzuca wykonanie zleconych zadań, a dzięki komentarzom możemy w każdej chwili monitorować ich wykonanie nie wzbudzając u pracownika poczucia nadmiernej kontroli.
- Najważniejszym wyzwaniem dla szefa jest podejście do kontrolowania. Kontrolujemy zadania, nie ludzi! Celem jest to, by pracownik angażował się w zadanie aż do momentu, kiedy zostanie zrealizowane – dodaje psycholog.
6. Zadbaj o relacje
Gdy już uporamy się z przeciwnościami technicznymi, trzeba zmienić nasze dotychczasowe przyzwyczajenia w zarządzaniu zespołem. A to nie jest łatwe.
- Pracodawcy najbardziej obawiają się tego, czy ich pracownicy będą produktywni. Tracąc ich z pola widzenia mają poczucie, że tracą możliwość kontroli nad działaniami. Przy dobrze zorganizowanej pracy nie ma czego się obawiać, bo produktywność pracowników może się nawet zwiększyć. To, na co narzekają pracownicy zespołów rozproszonych dotyczy poczucia osamotnienia i ograniczenie możliwości utrzymywania kontaktów towarzyskich ze współpracownikami. Dlatego o to powinien zadbać bezpośredni przełożony takich zespołów – podkreśla Beata Adamczyk-Nowak.
Brak ustalonych spotkań z całym zespołem czy indywidualnych rozmów z pracownikami powoduje spadek energii, a co za tym idzie – zaangażowanie w realizację zadań.
I na koniec: najważniejsze jest zaangażowanie obu stron
To w czasie home office pracownicy uczą się dobrej organizacji czasu, samodzielności, samodyscypliny czy umiejętności narzucenia sobie odpowiedniego tempa pracy. Efektywność pracy zdalnej wymaga zaangażowania obu stron – przełożonego i pracownika.
– Najważniejsze to jasno określić zasady pracy oraz wzajemne oczekiwania. Zorganizowanie systemu pracy spowoduje, że łatwiej będzie systemem zarządzać, a pracownikom realizować powierzone zadania. Praca w takim systemie ma szansę rozwinąć dwie kluczowe potrzeby: autonomii oraz kompetencji. Pracownik wykonując obowiązki bez stałego nadzoru ma możliwość wpływu na podejmowane sposoby działania, a kiedy doprowadzają do oczekiwanych wyników, mocniej uwierzy w swoje umiejętności – podsumowuje Beata Adamczyk-Nowak, ekspert WSB.
O ekspercie:
Beata Adamczyk-Nowak: trener biznesu, coach, konsultant HR, psycholog, wykładowca w Wyższej Szkole Bankowej w Chorzowie. Współwłaściciel firmy szkoleniowo – doradczej SILLEO, która wspiera firmy w zakresie porządkowania procesów zarządzania zespołami oraz rozwijania kompetencji zawodowych pracowników. Od 2000 roku prowadzi szkolenia opierając się na rzetelnej, empirycznie sprawdzonej wiedzy. Specjalizuje się w kształtowaniu kompetencji kadry menedżerskiej oraz pracowników firm. Posiada kilkunastoletnie doświadczenie menedżerskie. Ukończyła studia magisterskie z zakresu psychologii, studia z zarządzania zasobami ludzkimi, Szkołę Trenerów Biznesu Moderator, Szkołę Coachingu Menedżerskiego.
