Elektroniczne faktury obowiązkowe w przetargach publicznych

Zgodnie z nowymi regulacjami prawnymi część podmiotów będzie zobligowana do wystawiania faktur elektronicznych, co wynika z obowiązku wprowadzenia przepisów unijnych. Częściowo zmiany te zaczęły obowiązywać już od 18 kwietnia br. Dotyczą one zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usług i partnerstwa publiczno-prywatnego.

Należy zauważyć, iż początkowo obowiązek ten odnosi się do kwot powyżej 30 tys. euro. Jednak począwszy od 1 sierpnia br. już każda faktura będzie musiała przybierać formę elektroniczną, niezależnie od kwoty. W celu obsługi e-faktur Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii 1 kwietnia br. uruchomiło PEF - Platformę Elektronicznego Fakturowania.

Cyfryzacja obejmuje szereg korzyści. Jednak największą zaletą płynącą z nowych regulacji jest automatyzacja procesu fakturowania. Wynika ona z faktu, iż faktury będą miały ściśle określony format. Umożliwi to szybkie, a w zasadzie natychmiastowe przesyłanie informacji.

Automatyzacja oznacza również niższy koszt obsługi, zarówno dla zlecającego, jak i wykonawcy. Nie bez znaczenia jest również aspekt związany z oszczędnością czasu dla obydwu stron. Należy wspomnieć także o ochronie środowiska, gdyż brak papierowych faktur oznacza mniejsze zużycie materiałów biurowych.

Digitalizacja wiąże się z ryzykiem dotyczącym sprawności działania platformy. W sytuacji, gdy jej sprawne funkcjonowanie zostanie zakłócone, to niemożliwe stanie się fakturowanie. Może to powodować zatory informacyjne i rozliczeniowe, gdyż nie będzie już możliwości przekazywania faktur w formie papierowej.

W ostatnich tygodniach dużym problemem były przeciążenia systemów, czego najlepszym przykładem jest „e-PIT”. Podobny problem może także pojawić się w przypadku PEF, przynajmniej w początkowym okresie jej stosowania.